Vers le monde du zéro papier

La dématérialisation, pour quelle raison?


Il est impossible de ne pas avoir recours à la dématérialisation si l’entreprise cherche à déployer ses processus métier. De même, la croissance rapide de l’informatique et de la télécommunication rend l’utilisation de la solution de gestion électronique comme un impératif.

La généralité concernant la dématérialisation des documents


La dématérialisation de documents signifie la numérisation des informations du support papier dans le but d’obtenir un support informatisé. Ce processus de la gestion électronique de documents requiert l’utilisation d’un outil de digitalisation et un logiciel de numérisation. Ces systèmes facilitent l’intervention de la lecture automatique de documents et la reconnaissance automatique de documents. Seulement, certaines entreprises créent automatiquement des informations sur la plate-forme dématérialisée. Donc, la numérisation est facultative. De même, les données peuvent être reçues par voie  électronique, ce qui permet au RAD/LAD de les traiter automatiquement. De ce fait, la dématérialisation permet la gestion automatique des documents électroniques dans le cadre d’échange des informations.

Les bénéfices de la dématérialisation des documents


Le plus grand avantage de la dématérialisation des factures concerne la sécurité des données dématérialisées. Au fait, lorsque les documents sont numérisés, il est obligatoire de le sécuriser dans l’archivage dans le but de prévenir la modification accidentelle des données. Ainsi, cette conservation des documents électronique garantit l’intégrité et la durabilité des informations. L’accès à ces informations est par suite facile et la propriété confidentielle est en sécurité. Ainsi, cette dématérialisation simplifie l’échange de la facture électronique. Quant à la productivité, la gestion électronique de documents offre un gain de temps et un gain de place. De plus, les utilisateurs peuvent manipuler aisément les informations grâce aux mots clés. Donc, ils se focalisent sur les tâches importantes et réduisent les traitements des documents à faible valeur ajoutée.
Ensuite, la dématérialisation rend logiquement meilleur le traitement des documents. En fait, l’automatisation du traitement des documents optimise l’indexage des données dématérialisées. Aussi, l’utilisation de cette solution de gestion documentaire rend faciles l’intégration, le classement et la conservation des informations dans l’archivage électronique.  Finalement, cette dématérialisation promeut la politique « zéro papier ». Celle-ci est évidente à propos de la substitution des supports papier au moyen des documents électroniques.